תהליך ניהול הרכש בארגונים

ארגונים גדולים דרושים לתהליכי שרשרת אספה, אשר מבטיחים לא רק מיצוי יעיל של משאבי הארגון, אלא שמירה על רמת שירות גבוהה, שתבוא לידי ביטוי באספקת התוצרת הנכונה, למקום הנכון ובזמן הנדרש עבורה.

אחת החוליות המרכזיות בשרשרת האספקה בארגונים היא מחלקת ניהול הרכש, המחלקה האמונה על התקשרות עם ספקים, קבלת הצעות מחיר, ובחירת ההצעה המשתלמת ביותר לארגון. מיהם בעלי התפקידים במחלקת הרכש בארגונים?

 

מנהל הרכש - אמון על תכלול התהליך, וניהול תקציב הרכש התקופתי (רבעוני/ שנתי וכד') קרי, כמה הארגון מקצה לטובת רכישה של סחורות ושירותים מתוך התקציב התפעולי שלו. 
הוא זה, אשר יאשר את ההזמנות הגדולות, ויאשר הקמת חוזי התקשרות עם ספקים שונים.  הוא המנהל הישיר של הקניינים. 

קניינים - קניין הרכב, הוא איש תפעול, אשר אמון על מתן מענה לביקושים השונים של הארגון באמצעות הפיכת דרישות הרכש להזמנות רכש, קבלת הצעות מחיר מספקים ובחירת ההצעה הרלוונטית ביותר, אשר תעניק לספק יתרון תחרותי על מתחריו בשקלול של איכות המוצר, טכנולוגיה, עמידה בזמנים ובכמויות נדרשות ומחיר. 

 

אילו סוגי הזמנות רכש קיימות?
הזמנה סטנדרטית- הזמנה חד פעמית לספק לקבלת שירות או מוצר בכמות נדרשת ובתאריך מסוים אל מחסני החברה. 
הזמנת מסגרת- חוזה התקשרות תקופתי לספק, אשר מגדיר את הכמויות הנדרשות לתקופה מוגדרת מראש, כאשר ניתן להגדיר בחוזה זה הנחת כמות.

 

מהי ההכשרה הנדרשת ממנהלי ועובדי מחלקת הרכש?
ההכשרה הנדרשת היא ידע לוגיסטי החל מתארים אקדמאיים בתחום, וקורסים מקצועיים על מערכות ניהול המידע השונות לרבות מערכות ERP.
יכולת להקים הזמנות, לשלוח הצעות מחיר, להקים הזמנות מתוך הצעות מחיר, להפוך דרישות להזמנות, לנהל משא ומתן עם ספקים, ולבחור את ההצעה המשתלמת ביותר לארגון, גם אם לא הזולה.

 

תיאור שלבי תהליך ניהול רכש בארגון בינוני עד גדול

  • שלב ראשון: הקמת דרישה במערכת/ או דרישה דרך המייל של בעל תפקיד בארגון בבקשה לקבלת שירות או טובין לטובת הפעילות העסקית.
  • שלב שני: קבלת הדרישה על ידי הקניין במחלקת הרכש, ובחינה מהיכן ניתן לתקצב את הדרישה. האם קיים תקציב ייעודי בארגון? האם מדובר על תקציב מסגרת, שניתן להיעזר בו לטובת מימוש הדרישה?
  • שלב שלישי: לאחר איתור מקור התקציב, הקניין בוחר ספק מרשימת ספקים, או מבקש הצעת מחיר מספקים. ובוחר את ההצעה המשתלמת ביותר לארגון. 
  • שלב רביעי: הפיכת הצעת המחיר/ הדרישה להזמנת רכש, בחירת הפריטים הנדרשים להזמנה והכמויות, הגדרת הספק, הגדרת תאריך קבלת הטובין, ויעדי קבלת הטובין, הגדרת המטבע בו יבוצע התשלום להזמנה, ביצוע המרות מטבע במידת הנדרש, מתן הערות רלוונטיות להזמנה, ושליחת ההזמנה לאישור למנהל הרכש. 
  • שלב חמישי: ההזמנה מגיעה למחסני החברה, ונקלטת במערכת באמצעות תעודת המשלוח של הספק. 
  • שלב שישי: מחלקת הנהלת חשבונות מוציאה חשבונית מס קבלה עבור הספק.

תהליך ניהול רכש הינו מרכזי בארגון, ומאפשר את פעילותו הלוגיסטית הרציפה והתקינה.  

השאירו פרטים ונחזור אליכם
שם:
טלפון:
דוא”ל:
מאשר\ת קבלת דיוור אלקטרוני
iDnext  בע"מ, רח' נץ 3א' רמת גן, 52586  טל' 072-3943313, פקס 03-6120384 דוא”ל info@idnext.co.il