כל מה שרציתם לדעת על ניהול מלאי תקין

ארגונים, המבקשים ליצור יעילות מבנית גבוהה, ולשמור על איזון בתקציב התפעולי שלהם, ינהיגו ניהול מלאי תקופתית, אשר תאפשר להם לקבל תמונת מצב עדכנית לגבי הפריטים הקיימים על המדפים, הכמויות, והחוסרים. מדוע נדרשת ניהול מלאי תקופתית? מהן סוגי הספירות? כיצד מתבצעת ספירה בפועל? ומהן השיטות לביצוע ניהול מלאי באופן יעיל?

מדוע נדרשת ספירת מלאי תקופתית?
ניהול המלאי מתבצע בשוטף בשני ערוצים: בערוץ הלוגי ובערוץ הפיזי. גם אם קיימת הקפדה ונהלים מחמירים בדבר ניפוק פריטים מהמלאי, תמיד יימצאו אי התאמנות בין המידע המוזן במערכת, עליו מסתמכת שרשרת האספקה למידע הנמצא בפועל במחסן. הסיבות לפערים עשויות להיות בשל ניהול לא תקין, אי הקפדה על נהלים, וגניבות.

מהן סוגי הספירות הנהוגות והמוכרות?
קיימות 2 סוגי ספירות, ספירה מחזורית וספירה יזומה.
הספירה המחזורית, היא ספירה המתבססת על דו"ח, המכיל מחסנים ופריטים נבחרים והיא מתבצעת אחת לתקופה, אותה קובע מנהל שרשרת האספקה/ מנהל המלאי בארגון.
הדו"ח מכיל את רשימת המק"טים והכמויות המדווחות במערכת. הספירה של המלאי היזומה, היא ספירה אשר אינה מתוכננת כחלק מגנט הספירות השנתיות, אבל היא נדרשת בשל צורך קריטי בפריטים מסוימים, או עקב אירוע, כמו גניבה או שריפה. זוהי ספירה פתוחה, בה מפיק הספירה יכול לבחור אילו פריטים הוא רוצה לדגום.

כיצד מתבצעת ספירה בפועל? 
שלב ראשון: תהליך הפקת דו"ח ספירה במערכת, אשר מכיל בתוכו מק"טים, שמות פריטים והכמות הידועה לארגון. (כמות, שנקבעה לאחר פעולות של גריעה והוספה למלאי).
שלב שני: נציג מטעם הארגון, מלקט או מחסנאי, נוטל את הדו"ח, וניגש לאזורים הספציפיים, אותם הוא אמון לספור, בין אם מדובר בשורות, מדפים, או אפילו מחסנים שלמים.
הנציג עובר פריט, פריט, שורה, שורה, ונדרש לרשום את הכמות, אשר הוא ראה במו עיניו.
שלב שלישי: דיווח למערכת. לאחר ביצוע הספירה באופן פיזי, הנציג הסופר, או בעל תפקיד אחר, כמקובל בארגון, ניגש למחשב, ומזין את נתוני הספירה, כפי שנרשמו בפועל.
שלב רביעי: שלב אישור הספירה. קיימים ארגונים, אשר מעבירים את תוצאות הספירה, בטרם אישורה למנהל המלאי להתרשמות. בטרם אישור הספירה, ניתן יהיה לבצע פעולות לוגיות במערכת כמו צריכה של פריטים, גריעתם או הוספתם למערכת. לאחר ביצוע פעולות לוגיות לאיזון מלאי, במידת האפשר, הספירה תאושר, ולאחריה יופק דו"ח המפרט את הפריטים, שנמצאו חסרים במלאי.

המלצות לביצוע יעיל של ספירת מלאי:
הדרך הרווחת לביצוע הספירה היא באופן ידני, שיטה זו, לא רק שאורכת זמן רב, אלא מהווה כר פורה לטעיות, אי הבנה של הכתוב, סרבול, והארכה של זמן הספירה.
על מנת להקל התהליך, ולהביא לניהול מלאי יעיל ותוצאות ספירה אמינות יותר, ניתן להשכיר מסופון, אשר קורא את הפריטים באמצעות ברקוד, ואליו ניתן להקליד את נתוני הספירה בפשטות ובקלות.